Przebieg inwentaryzacji w przedsiębiorstwach prowadzących pełne księgi rachunkowe określony jest w ustawie o rachunkowości. Przeprowadzana jest ona przez przedsiębiorcę lub przez zewnętrzną firmę specjalizującą się w remanencie.
Kiedy robi się inwentaryzację?
Inwentaryzacja środków trwałych najczęściej przeprowadzana jest w ostatni dzień roku obrotowego. Należy pamiętać, że inwentaryzacja nie może być wykonana wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i musi skończyć się do 15 dnia następnego roku obrotowego. Jeśli do środków trwałych zaliczają się nieruchomości oraz maszyny i narzędzia w nich umieszczone, wówczas ich inwentaryzacja może odbyć się raz na 4 lata obrotowe.
Sposoby wykonania inwentaryzacji
Inwentaryzacja środków trwałych może być przeprowadzona na 3 sposoby, którymi są: spis z natury, potwierdzenie sald lub weryfikacja stanu ewidencyjnego. Spis z natury polega na przeliczeniu wszystkich elementów policzalnych wchodzących w skład majątku. Potwierdzenie sald jest sprawdzeniem sald księgowych w przedsiębiorstwie i porównaniem ich z księgami kontrahentów, wierzycieli oraz dłużników. Metoda ta pozwala na inwentaryzację środków trwałych znajdujących się u innych przedsiębiorców, ale należących do aktywów firmy. Weryfikacja stanu ewidencyjnego przeprowadzana jest wtedy kiedy dostęp do środków trwałych jest ograniczony, np. grunty. Podczas tej metody sprawdzane są księgi rachunkowe z informacjami zawartymi w dokumentach źródłowych.
Dokumentowanie inwentaryzacji
Czynności oraz sposób inwentaryzacji środków trwałych, a także sposób jej dokumentowania ustalane są przez osobę, która dokonuje spisu. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji powinny być ustalane pod względem wielkości przedsiębiorstwa oraz rodzaju jej działalności. W większych firmach przygotowywana jest instrukcja, według której inwentaryzacja jest przeprowadzana oraz nadzorowana. Instrukcja ta zawiera oznaczenia spisywanych przedmiotów. metodę wykonania spisu oraz harmonogram prac i skład osób wchodzących w komisję nadzorującą. Inwentaryzacja przeprowadzana jest by sprawdzić stan aktywów firmy oraz wdrożyć odpowiednie kroki w celu poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Spis środków sporządzany jest na arkuszach inwentaryzacyjnych, w których znajdują się rubryki do wpisania nazwy aktywów, ich symbolu oraz ilości podanej w odpowiednich jednostkach miary jaka została ustalona na podstawie inwentaryzacji. Każdy z arkuszy inwentaryzacyjnych musi mieć nadany swój indywidualny numer oraz symbol.
