Pierwsze biura all-inclusive powstały w Polsce w 2004 roku w Warszawie. Od tamtej chwili rynek tego typu powierzchni komercyjnych rozrósł się wielokrotnie i dziś możemy spotkać je w każdym większym mieście w kraju. Czym są biura all-inclusive? Jakie korzyści płyną z wynajmowania takiej powierzchni? Wyjaśniamy.
Potrzeba elastyczności
Dostępne obecnie tradycyjne powierzchnie biurowe wymagają od potencjalnych najemców podpisywania dość długich umów najmu. Standardem na rynku są umowy 5-letnie. Wynika to z faktu, iż właściciel budynku ponosi koszty przystosowania lokalu biurowego dla nowego najemcy. Jednocześnie poza kosztami najmu (na które składają się czynsz, opłata eksploatacyjna oraz koszt udziału w częściach wspólnych budynku i piętra) firmy muszą zdawać sobie sprawę z dodatkowych wydatków związanych z biurem stacjonarnym, które początkowo mogą umknąć uwadze., A są to m.in. koszt miejsc parkingowych, zwykle 3-miesięczna kaucja, zużycie mediów (np. prąd, Internet), dopłata do aranżacji powierzchni, jeśli wykończenie lokalu ma być ponad standard budynkowy, umeblowanie biura, regularne sprzątanie, zaopatrzenie (np. kawa, herbata, artykuły higieniczne), zatrudnienie pracownika do obsługi recepcyjnej itp. Umowy najmu biura nie można rozwiązać przed końcem jej trwania, jeśli nie wystąpią ku temu przesłanki zawarte w umowie. W praktyce jest więc ciężko z takiej umowy wyjść. Takie zobowiązanie nie stanowi żadnego problemu dla dużych firm o ugruntowanej stabilności, ale może nieść ryzyko w przypadku firm dopiero budujących swoją pozycję czy startupów.
Z tej potrzeby elastyczności “wyrosły” biura all-inclusive, które są powierzchniami dostępnymi od zaraz, zaaranżowanymi, umeblowanymi, wykończonymi często ponad standard budynkowy i w dobrej lokalizacji. Ale co najważniejsze, istnieje możliwość zawarcia umowy najmu już na czas nieokreślony, zwykle z 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Biuro all inclusive – dla kogo?
Biura all inclusive, zwane też biurami serwisowymi, biurami elastycznymi lub coworkingami, pierwotnie powstały dla małych firm, startupów, firm szybko rosnących (łatwość dobierania kolejnych gabinetów) oraz freelancerów (przestrzenie coworkingowe). Dla kogo są obecnie? Dla wszystkich. Na biura all inclusive decydują się już nawet duże korporacje.
Biura all inclusive powinny wziąć pod uwagę firmy, które nie chcą wiązać się długoterminową umową lub które, miejsca do pracy potrzebują na już. Będą one także świetną opcją, dla firm, którym zależy na pięknym biurze robiącym wrażenie na klientach lub nowych pracownikach – wnętrza biur serwisowanych najczęściej zachwycają przemyślanym designem. Biura serwisowane oferują także stylowe sale konferencyjne różnej wielkości więc firmy w profesjonalnych warunkach mogą przyjmować kontrahentów. Biura all inclusive dają możliwość wynajęcia małego biura w nowoczesnym biurowcu klasy A i w świetnej lokalizacji, a rzadko jest to możliwe w przypadku najmu biur tradycyjnych. Wynika to z faktu, iż w biurowcach A-klasowych zwykle nie dzieli się pięter na tak małe lokale.
Jeśli pracownicy firmy często podróżują w delegacji to marka biur all-inclusive o międzynarodowym zasięgu jest świetnym wyborem. Mając bowiem kartę członkowską z tytułu wynajmowanego biura np. w Warszawie, można skorzystać z możliwości pracy w innych przestrzeniach coworkingowych danego operatora, np. w Krakowie, Paryżu czy w USA.
Jeszcze jednym ważnym aspektem biur all-inclusive jest społeczność, która dzieli ze sobą części wspólne, takie jak strefy relaksu, kuchnia itp. Freelancerzy spragnieni kontaktu z innymi ludźmi czy firmy opierające swoje działanie na networkingu, relacjach i poleceniach będą czuły się w biurach all-inclusive jak ryby w wodzie.
Najem biura all inclusive od strony praktycznej
Tak łatwo, jak to tylko możliwe. W biurze all inclusive rozliczamy się za liczbę stanowisk pracy. W zależności od potrzeb i wolnych lokali firma może wybrać, czy chce zajmować jedno większe pomieszczenie czy mniejsze gabinety obok siebie. Większość operatorów biur all inclusive jest otwartych również na pracę hybrydową, czyli np. wszyscy pracownicy mają kartę dostępu, ale firma płaci za określoną liczbę stanowisk pracy, przy których pracownicy zmieniają się. Firma do swojego wyłącznego użytku otrzymuje jeden lub kilka zamykanych, umeblowanych gabinetów, ale pracownicy mogą swobodnie korzystać ze wszystkich przestrzeni wspólnych, wyposażonej kuchni, stref relaksu itp. Jedną z najważniejszych korzyści najmu tego typu powierzchni jest uproszczona forma płatności. Oznacza to, że mimo wachlarza usług (np. nielimitowana kawa i herbata dla pracowników i gości, wynajem sal konferencyjnych na godziny, korzystanie z drukarek, sprzątanie, obsługa recepcyjna, zużycie mediów) firma otrzymuje co miesiąc tylko jedną fakturę. Przedsiębiorstwa korzystające z takich powierzchni mogą maksymalnie uprościć swoją pracę od strony organizacyjnej i skupić się na rozwoju swoich produktów lub usług. W razie powiększania się zespołu można łatwo dobrać kolejne pomieszczenia.
Twój biznes poszukuje komfortowej siedziby, ale nie chce wiązać się umową na kilka lat? W Biurze Na Miarę pomagamy firmom odszukać ich miejsce, w tym również w biurach all-inclusive. Wspieramy nie tylko w ramach poszukiwań, ale również negocjacji samej umowy najmu tak, aby jej warunki były jak najkorzystniejsze i odpowiadające potrzebom biznesowym Twojej firmy.
